Wat wordt verstaan onder comité voor preventie en bescherming op het werk?
Onder comité voor preventie en bescherming op het werk wordt in de eerste plaats verstaan het comité dat bij de sociale verkiezingen door de werknemers werd verkozen. Indien er geen comité verkozen is, neemt de vakbondsafvaardiging in het bedrijf de rol van het comité over en indien er ook geen vakbondsafvaardiging is, moet de werkgever zijn werknemers rechtstreeks raadplegen over de aangelegenheden die hun welzijn op het werk aanbelangen.
Wanneer en op wie is titel 7 van boek II van de codex van toepassing?
Sommige bepalingen van titel 7 van boek II van de codex zijn altijd van toepassing. Dit zijn de bepalingen betreffende de opdrachten van het comité (artikelen II.7-2 tot II.7-13) en deze betreffende de verplichtingen van de werkgever (artikelen II.7-14 tot II.7-20). Deze bepalingen moeten nageleefd worden, ongeacht of er een verkozen comité of vakbondsafvaardiging bestaat of niet.
De bepalingen van de artikelen II.7-21 tot II.7-30 betreffende de werking van het comité zijn enkel van kracht wanneer er een verkozen comité is. Ook de bepalingen van artikel II.7-31 over het huishoudelijke reglement zijn alleen van kracht op verkozen comités. Dit betekent niet dat deze bepalingen niet mogen toegepast worden wanneer er geen verkozen comité is. Wanneer er alleen een vakbondsafvaardiging bestaat bijvoorbeeld of in overheidsbedrijven waar geen verkozen comité is, kunnen werkgever en werknemers wel overeenkomen om deze bepalingen toch toe te passen, maar ze zijn niet afdwingbaar.
Een regeling voor de rechtstreekse raadpleging van de werknemers
Bij ontstentenis van een comité en een vakbondsafvaardiging moet de werkgever zijn werknemers zelf rechtstreeks raadplegen over zaken die het welzijn op het werk aanbelangen. De artikelen II.8-1 tot II.8-3 van de codex schrijven voor welke procedure hierbij moet gevolgd worden.
Specifieke opdrachten van het comité in verband met de interne dienst voor preventie en bescherming op het werk (IDPB)
Artikel II.7-6 van de codex bepaalt dat het comité de activiteiten van de IDPB moet stimuleren en de werking ervan moet opvolgen.
Artikel II.7-10 van de codex legt op dat het comité samen met de bevoegde preventieadviseur en het bevoegde lid van de hiërarchische lijn periodiek en minstens eenmaal per jaar een grondig onderzoek moet instellen op al de werkplaatsen waar het comité bevoegd is. Indien het bedrijf meerdere vestigingen heeft en het comité is bevoegd in al deze vestigingen dan moet het comité deze opdracht uitoefenen in al de vestigingen. Indien er echter verschillende comités bestaan in het bedrijf (met andere woorden als er verschillende technische bedrijfseenheden zijn) dan is elk comité slechts bevoegd voor die vestigingen waarvoor het verkozen is. Het comité vergezelt dan de preventieadviseur van de betrokken afdeling van de IDPB.
Indien de IDPB een departement belast met het medisch toezicht omvat, dan moet het comité minstens tweemaal per jaar tijdens zijn vergaderingen aandacht besteden aan de werkzaamheden van het departement op grond van een verslag opgesteld door de preventieadviseur-arbeidsarts.
Artikel II.7-17 van de codex bepaalt dat de werkgever de comitéleden moet toelaten met de preventieadviseur alle contacten te hebben die nodig zijn voor de uitvoering van hun opdrachten.
Akkoord en advies van het comité
Sommige bepalingen van titel 1 betreffende de interne dienst voor preventie en bescherming op het werk van boek II van de codex leggen op dat de werkgever alvorens een beslissing te nemen het akkoord van het comité moet vragen. Andere bepalingen spreken over het vragen van een advies. Is er een verschil tussen beide? Er is een verschil: een advies veronderstelt niet noodzakelijk een gemeenschappelijk standpunt. Een akkoord is strikter en veronderstelt minstens een meerderheid. Wanneer een akkoord bereikt is, moet dat geregeld worden door het huishoudelijk reglement van het comité.
In sommige gevallen is in titel 1 van boek II van de codex voorzien dat de werkgever aan een advies van het comité gevolg moet geven overeenkomstig de bepalingen van artikel II.7-19 van de codex. Het gaat hier om de vaststelling van de vaardigheden die in de IDPB aanwezig zijn en van de vaardigheden waarvoor de werkgever beroep zal doen op een EDPB (artikel II.1-13) en om de samenstelling van de IDPB en de middelen waarover de IDPB zal beschikken (artikel II.1-16).
Artikel II.7-19 van de codex bepaalt dat de werkgever gevolg geeft aan de adviezen binnen de door het comité gestelde termijn of, indien geen termijn is bepaald, uiterlijk binnen de zes maanden.
Indien de werkgever niet overeenkomstig de adviezen heeft gehandeld, er geen gevolg aan heeft gegeven of gekozen heeft onder de uiteenlopende adviezen, deelt hij de redenen hiervan mede aan het comité. Hij verklaart tevens de maatregelen die in gewettigd dringend geval werden genomen zonder het comité vooraf te raadplegen of te informeren.
Het secretariaat van de comitévergaderingen en de andere taken van de IDPB i.v.m. het comité
Wanneer er een verkozen comité is, moet het secretariaat van de comitévergaderingen verzekerd worden door de IDPB en wanneer de IDPB afdelingen omvat, door de betrokken afdeling van de IDPB.
De preventieadviseur belast met de leiding van de IDPB of van de afdeling van de IDPB heeft daarnaast nog de volgende taken:
- de adviezen van het comité opstellen;
- er voor zorgen dat de notulen van de vergaderingen worden opgesteld;
- de vergaderingen bijwonen en er de nodige toelichtingen verstrekken;
- er voor zorgen dat de in het eerste lid bedoelde taken worden uitgevoerd.
Taken van het secretariaat van de comitévergaderingen.
- elk gewoon lid van het comité ten minste acht dagen voor de vergadering schriftelijk uitnodigen;
- elk gewoon lid ten minste vijftien dagen voor de vergadering van de maand februari het jaarverslag van de interne dienst toesturen, onverminderd de verplichting om binnen de dertig dagen na het opstellen ervan een afschrift van het jaarverslag toe te zenden aan de gewone en plaatsvervangende leden van het comité;
- elk gewoon lid tenminste een maand voordat de vergadering over de zaken in verband met het medisch toezicht plaats heeft het verslag toesturen dat in dit verband is opgesteld door de preventieadviseur belast met het medisch toezicht;
- de datum en de agenda van de vergadering meedelen aan de preventieadviseur van de externe dienst die krachtens artikel II.3-26 van de codex over het welzijn op het werk, is aangeduid;
- op verschillende in het oog vallende en toegankelijke plaatsen, acht dagen voor de vergadering van het comité een bericht aanplakken dat de datum en de agenda van de vergadering mededeelt of dit bericht kenbaar maken aan alle werknemers via andere gelijkwaardige communicatiekanalen;
- de notulen van de vergadering opstellen en ze ten minste acht dagen voor de volgende vergadering bezorgen aan de gewone en plaatsvervangende leden evenals aan de preventieadviseurs van de interne dienst en de preventieadviseur van de externe dienst die krachtens artikel II.3-26 van de codex is aangeduid;
- binnen de acht dagen na de vergadering, de conclusies en de genomen beslissingen op dezelfde plaats aanplakken of ze kenbaar maken aan alle werknemers via andere gelijkwaardige communicatiekanalen;
- de inhoud van het jaarlijks actieplan, het jaarverslag van de interne dienst, de aan de adviezen van het comité gegeven gevolgen en elke informatie die het comité in het bijzonder wil kenbaar maken op dezelfde plaatsen aanplakken of al deze informatie kenbaar maken aan alle werknemers via andere gelijkwaardige communicatiekanalen;
- binnen dertig dagen vanaf het tijdstip opgelegd voor het opstellen ervan, een afschrift van de maandverslagen toezenden aan de gewone en plaatsvervangende leden van het comité;
- binnen dertig dagen vanaf het tijdstip opgelegd voor het opstellen ervan, een afschrift van de maand- en jaarverslagen toezenden aan de gewone en de plaatsvervangende leden van de ondernemingsraad en de syndicale afvaardiging, indien deze instellingen bestaan. De convocatie bedoeld in punt 1 vermeldt de plaats, de datum, het uur en de agenda en wordt vergezeld van het maandverslag van de interne dienst en van alle nodige inlichtingen met betrekking tot die agenda.
Deelname aan het comité
Soms wordt gevraagd of de preventieadviseur zelf persoonlijk de notulen van de vergaderingen of de adviezen van het comité moet opstellen. Hij moet wel aanwezig zijn op de comitévergaderingen, maar mag het secretariaat laten doen door één van zijn medewerkers. Hij blijft in elk geval verantwoordelijk voor de notulen en het opstellen van de adviezen, wat inhoudt dat hij ze moet ondertekenen.
Artikel II.7-25 van de codex bepaalt welke andere personen van de IDPB verder nog aan de comitévergaderingen moeten deelnemen:
- de preventieadviseur van het departement belast met het medisch toezicht, dat deel uitmaakt van de interne dienst;
- de preventieadviseur belast met de leiding van de interne dienst, wanneer de dienst uit verschillende afdelingen bestaat telkens wanneer zijn aanwezigheid vereist is ingevolge de verhouding die is vastgesteld tussen de centrale dienst en de afdelingen in toepassing van artikel II.1-14 van de codex;
- de andere preventieadviseurs van de interne dienst dan deze bedoeld in 1 en 2, en de preventieadviseurs van de externe dienst, telkens wanneer er op de agenda een punt staat dat behoort tot hun bijzondere bevoegdheid en inzonderheid bij de bespreking van het globaal preventieplan, het jaarlijks actieplan en het medisch jaarverslag;
- de afgevaardigden-werklieden bij het toezicht op de graverijen en de groeven, wat de groeven in de open lucht en hun aanhorigheden betreft;
- de vertrouwenspersonen telkens wanneer er op de agenda een punt staat dat betrekking heeft op de preventie van psychosociale risico’s op het werk.
Het secretariaat stelt deze personen in kennis van de datum en de agenda van de vergadering.
Het huishoudelijk reglement van het comité voor preventie en bescherming op het werk
Artikel II.7-31 van de codex verplicht elke werkgever een huishoudelijk reglement op te stellen betreffende de werking van het comité. Dit reglement moet verplicht een aantal punten omvatten, die weergegeven worden in de tabel hieronder. Naast de verplichte punten kunnen nog andere punten in het huishoudelijk reglement opgenomen worden. Het zal hier meestal gaan om praktische regelingen en afspraken, eigen aan het bedrijf, tussen werkgever, preventieadviseur en comitéleden. Om achteraf discussies te vermijden is het aan te bevelen om van deze mogelijkheid zoveel mogelijk gebruik te maken.
Het huishoudelijk reglement omvat ten minste de volgende punten:
- de nadere regels betreffende de plaats en het tijdstip van de vergaderingen;
- de naam en voornaam van de gewone en plaatsvervangende leden die de werkgever vertegenwoordigen en de naam en voornaam van de gewone en plaatsvervangende leden die de werknemers vertegenwoordigen;
- de naam en voornaam van de voorzitter en, in voorkomend geval, van zijn plaatsvervanger;
- de nadere regels betreffende de taak van de voorzitter en de wijze waarop hij zich kan laten vervangen;
- de wijze waarop een punt kan worden ingeschreven op de agenda;
- de wijze waarop de leden worden opgeroepen voor de vergadering;
- de nadere regels betreffende het verloop van de vergaderingen;
- de nadere regels betreffende het vereiste aanwezigheidsquorum om rechtsgeldig te kunnen vergaderen en de wijze waarop wordt vastgesteld dat er een akkoord is;
- de wijze waarop inzage wordt verleend in de verslagen, adviezen en alle andere documenten die door de werkgever moeten worden ter beschikking gehouden van het comité;
- de wijze van bewaring en de termijn van bewaring van het archief van het comité en de nadere regels betreffende de inzage ervan door de leden van het comité;
- de nadere regels betreffende de aanduiding van de afvaardigingen bedoeld in de artikelen II.7-10 tot II.7-12 van de codex over het welzijn op het werk en de samenstelling van die afvaardigingen;
- de aard van de middelen, inzonderheid onder de vorm van een notitieboekje of een gelijkwaardig rapporteringmiddel die in toepassing van artikel II.7-20 van de codex ter beschikking worden gesteld van de leden van het comité;
- De nadere regels betreffende de contacten bedoeld in artikel II.7-17 van de codex;
- de nadere regels betreffende de voorbereidende vergaderingen en betreffende bijkomende vergaderingen;
- de wijze waarop, in voorkomend geval, deskundigen worden uitgenodigd;
- de wijze waarop het personeel wordt geïnformeerd over de agendapunten en de beslissingen van het comité;
- de procedure tot wijziging van het reglement.
